Sachbearbeiter:in Administration 60 - 80%
Arbeitsort: Biel/Bienne
Zur Ergänzung unseres Teams am Standort in Biel/Bienne suchen wir per Januar 2027 oder nach Vereinbarung eine tatkräftige Unterstützung. Als Sachbearbeiterin Notariat und Advokatur unterstützt du die Anwältinnen und Anwälte bei der Dossierführung und bist erste Ansprechperson für unsere deutsch- und französischsprachige Kundschaft. Im Notariat bereitest du Urkunden selbständig vor und wickelst Geschäfte vom Erstkontakt mit der Klientschaft bis zur Veurkundung ab; in der Advokatur verfasst du Eingaben, Entwürfe und Korrespondenz. Du arbeitest eng mit Notarin/Notar und Rechtsanwältin/Rechtsanwalt zusammen und treibst die Digitalisierung unserer Prozesse aktiv mit voran. Zudem bist du am Standort Biel/Bienne die organisatorische Drehscheibe: Du behältst den Überblick, koordinierst Termine und Abläufe, kümmerst dich um Materialbestellungen und sorgst dafür, dass der Standort im Alltag reibungslos funktioniert.
Deine Aufgaben
Notariat
- Eigenständige Vorbereitung und Entwurf öffentlicher Urkunden (z. B. Kauf-, Grundpfand-, Dienstbarkeits-, Ehe- und Erbverträge, Testamente/Erbverträge, Gesellschaftsgründungen und Statutenänderungen etc. in Deutsch und Französisch)
- Vollständige Geschäftsabwicklung vom Erstkontakt mit der Klientschaft bis zum Vollzug der Urkunde (Registrierung, Grundbuch- und Handelsregisteranmeldungen, Steuer- und Behördenmeldungen)
- Selbstständige Bearbeitung von Nachlässen (z. B. Inventare, Führen von Willensvollstreckermandaten etc.)
- Ansprechperson für Klientschaft, Grund- und Handelsregisteramt, Steuerbehörden und Banken
- Aktive Mithilfe bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse
Advokatur
- Selbständiges Erstellen von Entwürfen für Rechtsschriften, Eingaben, Verträge und Stellungnahmen zuhanden der Rechtsanwältin/des Rechtsanwalts
Dossierführung und Kanzleiadministration
- Eigenverantwortliche und korrekte Führung der Dossiers über den gesamten Mandatsverlauf
- Termin- und Fristenkoordination (Behörden, Gerichte, Kundschaft, intern)
- Telefon- und Empfangsbetreuung auf Deutsch und Französisch
- Bearbeitung der Post (Ein- und Ausgang, digital und physisch)
- Archivierung von Mandaten und Unterlagen
- Korrespondenz mit Gerichten, Behörden, Gegenparteien und Kundschaft in Deutsch und Französisch
- Elektronischer Rechtsverkehr mit den Gerichten
Anforderungsprofil
- Du verfügst über einen Abschluss der Sekundarstufe II und über Berufserfahrung in administrativen Tätigkeiten, von Vorteil in einer Advokatur oder im Notariat.
- Deine Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift sind einwandfrei.
- Du legst eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise an den Tag.
- Dir ist eine ehrliche, lösungsorientierte und klare Kommunikation im Team wichtig.
- Du verfügst über sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere im sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook), und bist bereit, digitale sowie KI-gestützte Tools im Kanzleialltag produktiv einzusetzen.
- Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig und überzeugst durch eine hohe Serviceorientierung sowie Freude am professionellen Umgang mit Kundschaft und internen wie externen Ansprechpersonen.
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Fragen zur Bewerbung
