Sachbearbeiter:in Administration / Collaborateur/trice administratif/ve 60 - 80%
Arbeitsort: Biel/Bienne
Zur Ergänzung unseres Teams am Standort in Biel/Bienne suchen wir per Januar 2027 oder nach Vereinbarung eine tatkräftige Unterstützung. Als Sachbearbeiterin Notariat und Advokatur unterstützt du die Anwältinnen und Anwälte bei der Dossierführung und bist erste Ansprechperson für unsere deutsch- und französischsprachige Kundschaft. Im Notariat bereitest du Urkunden selbständig vor und wickelst Geschäfte vom Erstkontakt mit der Klientschaft bis zur Veurkundung ab; in der Advokatur verfasst du Eingaben, Entwürfe und Korrespondenz. Du arbeitest eng mit Notarin/Notar und Rechtsanwältin/Rechtsanwalt zusammen und treibst die Digitalisierung unserer Prozesse aktiv mit voran. Zudem bist du am Standort Biel/Bienne die organisatorische Drehscheibe: Du behältst den Überblick, koordinierst Termine und Abläufe, kümmerst dich um Materialbestellungen und sorgst dafür, dass der Standort im Alltag reibungslos funktioniert.
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Afin de compléter notre équipe sur notre site de Bienne, nous recherchons, pour janvier 2027 ou à convenir, une personne dynamique et engagée. En tant que collaborateur/trice au notariat et à l’avocature, vous soutenez les avocat-e-s dans la gestion des dossiers et êtes la première personne de contact pour notre clientèle germanophone et francophone. Au sein du notariat, vous préparez les actes de manière autonome et assurez le suivi complet des affaires, depuis le premier contact avec la clientèle jusqu’à l’instrumentation. Dans le domaine de l’avocature, vous rédigez des écritures, des projets et de la correspondance. Vous travaillez en étroite collaboration avec les notaires et les avocat-e-s et participez activement à la numérisation de nos processus. En outre, vous êtes le véritable centre de coordination de notre site de Bienne : vous gardez une vue d’ensemble, coordonnez les rendez-vous et les processus, gérez les commandes de matériel et veillez au bon fonctionnement quotidien du bureau.
Deine Aufgaben
Notariat
- Eigenständige Vorbereitung und Entwurf öffentlicher Urkunden (z. B. Kauf-, Grundpfand-, Dienstbarkeits-, Ehe- und Erbverträge, Testamente/Erbverträge, Gesellschaftsgründungen und Statutenänderungen etc. in Deutsch und Französisch)
- Vollständige Geschäftsabwicklung vom Erstkontakt mit der Klientschaft bis zum Vollzug der Urkunde (Registrierung, Grundbuch- und Handelsregisteranmeldungen, Steuer- und Behördenmeldungen)
- Selbstständige Bearbeitung von Nachlässen (z. B. Inventare, Führen von Willensvollstreckermandaten etc.)
- Ansprechperson für Klientschaft, Grund- und Handelsregisteramt, Steuerbehörden und Banken
- Aktive Mithilfe bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse
Advokatur
- Selbständiges Erstellen von Entwürfen für Rechtsschriften, Eingaben, Verträge und Stellungnahmen zuhanden der Rechtsanwältin/des Rechtsanwalts
Dossierführung und Kanzleiadministration
- Eigenverantwortliche und korrekte Führung der Dossiers über den gesamten Mandatsverlauf
- Termin- und Fristenkoordination (Behörden, Gerichte, Kundschaft, intern)
- Telefon- und Empfangsbetreuung auf Deutsch und Französisch
- Bearbeitung der Post (Ein- und Ausgang, digital und physisch)
- Archivierung von Mandaten und Unterlagen
- Korrespondenz mit Gerichten, Behörden, Gegenparteien und Kundschaft in Deutsch und Französisch
- Elektronischer Rechtsverkehr mit den Gerichten
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Notariat
- Préparation autonome et rédaction de projets d’actes authentiques (p. ex. contrats de vente, constitutions de gage immobilier, servitudes, contrats de mariage et pactes successoraux, testaments/pactes successoraux, constitutions de sociétés, modifications de statuts, etc., en allemand et en français)
- Gestion complète des dossiers, du premier contact avec la clientèle jusqu’à l’exécution de l’acte (inscriptions, réquisitions au registre foncier et au registre du commerce, déclarations fiscales et annonces aux autorités)
- Traitement autonome de successions (p. ex. inventaires, exécution testamentaire, etc.)
- Personne de contact pour la clientèle, le registre foncier, le registre du commerce, les autorités fiscales et les banques
- Participation active à la numérisation des processus de travail
Avocature
- Rédaction autonome de projets d’écritures judiciaires, de requêtes, de contrats et de prises de position à l’attention des avocat-e-s
Gestion des dossiers et administration de l’étude
- Gestion autonome et rigoureuse des dossiers pendant toute la durée des mandats
- Coordination des rendez-vous et des délais (autorités, tribunaux, clientèle et interlocuteurs internes)
- Accueil téléphonique et réception en allemand et en français
- Gestion du courrier entrant et sortant, sous forme numérique et physique
- Archivage des mandats et des documents
- Correspondance avec les tribunaux, les autorités, les parties adverses et la clientèle en allemand et en français
- Gestion des échanges électroniques avec les tribunaux
Anforderungsprofil
- Du verfügst über einen Abschluss der Sekundarstufe II und über Berufserfahrung in administrativen Tätigkeiten, von Vorteil in einer Advokatur oder im Notariat.
- Deine Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift sind einwandfrei.
- Du legst eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise an den Tag.
- Dir ist eine ehrliche, lösungsorientierte und klare Kommunikation im Team wichtig.
- Du verfügst über sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere im sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook), und bist bereit, digitale sowie KI-gestützte Tools im Kanzleialltag produktiv einzusetzen.
- Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig und überzeugst durch eine hohe Serviceorientierung sowie Freude am professionellen Umgang mit Kundschaft und internen wie externen Ansprechpersonen.
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- Vous êtes titulaire d’un diplôme du degré secondaire II et disposez d’une expérience professionnelle dans des activités administratives, idéalement dans une étude d’avocat ou un notariat.
- Vous maîtrisez parfaitement l’allemand et le français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Vous faites preuve d’une méthode de travail structurée, autonome et fiable.
- Vous attachez de l’importance à une communication honnête, claire et orientée vers les solutions au sein de l’équipe.
- Vous disposez de très bonnes compétences informatiques, notamment dans l’utilisation de MS Office (Word, Excel, Outlook), et êtes prêt-e à utiliser de manière productive des outils numériques et des outils basés sur l’intelligence artificielle dans le travail quotidien de l’étude.
- Vous travaillez de manière structurée, autonome et fiable et vous vous distinguez par un fort sens du service ainsi que par votre aisance dans les relations professionnelles avec la clientèle et les interlocuteurs internes et externes.
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Fragen zur Bewerbung
